EXCEL: Perfumaria II

Olá pessoal! Vou publicar uma série de posts falando  sobre alguns pontos que são considerados "perfumaria" mas que fazem muita diferença na apresentação da planilha.

É importante que você seja capaz de elaborar uma planilha que todos os seus colegas de trabalho entendam e achem amigável. Não tem coisa pior do que você receber uma planilha complicada, que não é auto explicativa e, além de tudo, sem graça.

Os pontos que vou passar nessa série de posts para vocês são:

1. Formatação rápida (Merge Cells, Taxado, Moeda, Porcentagem e etc) - Já Falamos no post anterior. Acesse http://owsheet.blogspot.com.br/2014/09/excel-perfumaria-i-formatacao-rapida.html para relembrar.
2. Como a escolha de fontes e cores podem transformar sua planilha num lixo ou numa jóia - Vamos falar agora!!
3. Como o uso de um gráfico pode transformar sua planilha
4. Uma imagem fala mais do que mil palavras
5. Como não custa nada fazer um trabalho mais bonito e caprichado

Então vamos falar sobre o item B acima: Como a escolha de fontes e cores podem transformar sua planilha num lixo ou numa jóia.

Vamos usar o mesmo exemplo da planilha do post anterior, sem formatação. Mas antes, vocês lembram da planilha sem formatação?  Era assim:

Esse é o exemplo do LIXO! Nunca faça uma planilha assim, pelo amor de Deus!!

Nesse artigo, vou ensiná-los a deixá-la assim:

Bom, vamos começar centralizando o título. Selecione  B1 a G1 e clique em Mesclar e Centralizar (se estiver com dúvidas, acesse o artigo anterior http://owsheet.blogspot.com.br/2014/09/excel-perfumaria-i-formatacao-rapida.html

Detalhe: Tem que selecionar até o G1, pois vamos inserir uma coluna nova.

Coloque o Título em Negrito, Itálico e escolha a fonte Times New Roman tamanho 20.

Legal! Agora que o título já está centralizado, vamos adicionar a coluna nova.

Vá em G3 e digite "%Utilizada". Ficará assim:

 

Agora, como num toque de mágica, vamos formatar a planilha, colocar cor e dar vida a ela! Selecione B3 a G12. Sua seleção deverá ser assim:

A parte mais escurecida acima é a sua seleção. Agora, vá em Home (ou Página Inicial) e clique nesse botão:

Existem vários estilos prontos, mas eu vou usar esse aqui:

Pronto! Olha como fica:

Agora, para incrementar e ficar mais funcional, vamos inserir alguns dados mais abaixo, por exemplo, a partir de F14. A sua coluna F deverá ficar assim:

Resumindo: inclui informações como Receita Salário, Receita Vale, Total Receitas, Total Despesas (Salário), Total Despesas (Vale), Total Despesas e Saldo. Agora vou explicar cada uma dessas linhas:

Receita Salário (F14): Normalmente, quando se é registrado, recebemos 2 pagamentos no mês. Aqui nós deveremos colocar a receita líquida do pagamento feito no começo do mês.

Receita Vale (F15): Aqui devemos entrar com o valor do vale, normalmente pago no dia 20. Mas no meu caso, estou considerando dia 15.

Total Receitas (F16): Nesta célula colocaremos uma fórmula para somar as receitas de Salário e Vale. A fórmula usada será SUM ou SOMA, depende da linguagem do seu Excel.

Total Despesas (Salário) (F17): Aqui nós vamos somar todas as despesas que vencem entre o recebimento do salário e do vale. Ou seja, tudo aquilo que será pago com o dinheiro do começo do mês.

Total Despesas (Vale) (F18): Aqui nós vamos somar todas as despesas que vencem após o dia 20, dia do recebimento do Vale. No meu caso, dia 15.

Total Despesas (F19): Aqui vamos somar as despesas de salário e vale.

Saldo (F20): Aqui faremos uma subtração entre as células Total Receitas - Total Despesas.

Pronto, após essa rápida explicação, vamos inserir os dados correspondentes na coluna G. Sua coluna G ficará assim:

Acompanhando o que escrevemos na coluna F, vamos ter a equivalência na coluna G. Veja abaixo:

G14: R$ 2500,00. Este é o valor recebido no começo do mês, denominado antes como Receita Salário. No meu caso fictício, meu salário entrará dia 1.

G15: R$ 2000,00. Este é o valor recebido no dia 15, denominado antes como Receita Vale.

G16: Aqui temos a fórmula =SUM(G14: G15). Ou seja a soma das receitas. Se seu Excel estiver em português a formula será =SOMA(G14: G15)

G17: Aqui é um pouquinho mais difícil. Repare que na planilha existe uma coluna chamada Dia Vencimento. No meu caso, tudo que vencer entre dia 1 e 14 será pago com Salário e tudo o que vencer entre dia 15 e 30 será pago com Vale. Veja a minha planilha:

Seguindo essa lógica, devo colocar na G17 a seguinte fórmula: =E10+E9+E8+E6+E4. Ou seja, E4 é o aluguel que vence dia 10. E assim por diante.

G18: Seguindo a lógica da linha de cima, devo colocar na G18 a seguinte fórmula: =E12+E11+E7+E5. Repare que são os itens que vencem entre dia 15 e 30.

G19: Nesta célula devemos colocar a soma das despesas: =SUM(G17:G18)

G20: Na G20 colocaremos o saldo e, para calcular o saldo, devemos subtrair as despesas das receitas. Então a fórmula ficará assim: =G16-G19. Pronto! Agora vamos voltar para a perfumaria.

Para que as linhas fiquem intercaladas com cinza e branco, faça assim: Selecione na tabela maior uma célula em cinza. Pode ser a C8 (Seguro). Ai você clicará neste botão aqui:

Esse botão se chama "Pincel de Formatação". E o que ele faz? Bom ele copia somente a formatação da célula selecionada. Eu disse somente formatação, ele não copia os dados. Agora depois de ter pressionado esse botão, você seleciona a célula  F14. Isso irá copiar a formatação da célula. Faça a mesma coisa para as células F16, F18 e F20.

Para formatar as células G14 a G20, selecione a célula E5, pressione o botão Pincel de Formatação e selecione a célula G14. Faça a mesma coisa para as Células G16, G18 e G20. Sua tabela deverá ficar idêntica a minha, logo acima.

Agora, com isso feito, vamos colocar uma mini barra de status. A ideia aqui é visualizar quanto da sua receita está sendo utilizada para pagar os vários tipos de gastos. Para isso é preciso dividir o valor de cada gasto pelo valor total da receita.

Então, na célula G4, devemos colocar a seguinte fórmula: =E4/$G$16.

Você com certeza está se perguntando "Porque raios ela colocou o $ antes do G e do 16???". Isso serve apenas se você tem a intenção de copiar esta fórmula para outras células e deseja que todas as outras células fixem a G16. Se você não fizer isso, o resultado sairá errado.

No nosso caso, todos os valores na coluna E deverão ser sempre divididos pelo total da receita, que está na G16. Por isso fixamos a G16.

Com a fórmula pronta na G4, copie a célula G4, selecione G5 a G12, clique com o botão direito do mouse e você verá a opção "Opções de Colagem". Clique em Colar Especial. A seguinte tela será apresentada:

Selecione Fórmulas e dê OK. 

Pronto! A fórmula foi copiada para as células que você selecionou sem "bagunçar" a formatação. Agora transforme os valores de G4 a G12 em porcentagem e adicione as mini barras de status. Se você não se lembra mais como faz isso, veja o artigo http://owsheet.blogspot.com.br/2014/08/excel-criando-mini-barras-de-status.html

Bom gente, é isso! Ficou um pouquinho extenso, mas é porque não é fácil formatar planilha. E olha que fizemos da forma mais simples: usando formatações prontas do Excel.

Espero que tenham gostado do artigo. Nos vemos no próximo!